Die 10 wichtigsten Faktoren bei der Lieferantenauswahl

Die Wahl des richtigen Lieferanten ist heute weit mehr als eine Einkaufsentscheidung – sie ist eine strategische Risiko- und Wachstumsentscheidung. Der Lieferant, den Sie auswählen, beeinflusst

• Ihre Produktqualität und Retourenquote,

• Ihre Landekosten und Ihr Working Capital,

• Ihren Markenruf im Hinblick auf ESG und Compliance und

• Ihre Fähigkeit, ohne ständiges „Feuerlöschen“ zu skalieren.

Fachorganisationen wie das Chartered Institute of Procurement & Supply (CIPS) betonen, dass eine strukturierte Lieferantenauswahl einer der wichtigsten Hebel für eine belastbare, wertschaffende Supply Chain ist.

Warum die Lieferantenauswahl heute eine strategische Entscheidung ist

Globale Lieferketten stehen unter Druck durch:

• Regulierung – die EU-Corporate Sustainability Due Diligence Directive verlangt von großen Unternehmen, menschenrechtliche und ökologische Risiken in der gesamten Wertschöpfungskette zu identifizieren und anzugehen.

• ESG-Erwartungen – Investoren und Kunden erwarten Rückverfolgbarkeit, faire Arbeitsbedingungen und eine reduzierte Umweltbelastung. Orientierung bieten z. B. die Leitlinien der OECD zu verantwortungsvollem unternehmerischem Handeln.

• Volatilität und Störungen – Pandemien, geopolitische Spannungen, Rohstoffpreissprünge und Logistikengpässe, wie sie u. a. von McKinsey analysiert wurden.

Ihr Lieferant ist damit nicht nur eine Produktquelle – er ist Mitträger Ihres Marken- und Compliance-Risikos. Eine strukturierte, kriterienbasierte Lieferantenauswahl ist unverzichtbar.

Die 10 wichtigsten Faktoren bei der Lieferantenauswahl

1. Produktqualität und Qualitätsmanagementsystem

Qualität steht immer an erster Stelle. Es reicht nicht, dass Muster gut aussehen – Sie brauchen Belege, dass die Fabrik diese Qualität in Serie reproduzieren kann.

Fragen Sie:

• Arbeitet das Unternehmen mit einem formalen Qualitätsmanagementsystem wie ISO 9001?

• Wie werden Wareneingang, In-Process-Kontrollen und Endkontrolle gesteuert?

• Können aktuelle Prüfberichte unabhängiger Labore oder Inspektionen vorgelegt werden?

ISO 9001 ist weltweit die führende Norm für Qualitätsmanagement und hilft tausenden Organisationen, konsistente Produkte und Services zu liefern.

Bei risikoreichen Kategorien (z. B. Kinderprodukte, Elektrowaren, Lebensmittelkontakt) gehören produktspezifische Normen und Zertifizierungen ebenfalls zur Basisanforderung.

2. Zuverlässigkeit und Lieferperformance

Selbst beste Qualität nützt wenig, wenn Ware nicht pünktlich ankommt. Die Zuverlässigkeit des Lieferanten beeinflusst direkt:

• Servicegrad im Handel bzw. gegenüber Projektkunden,

• Out-of-Stock-Risiken und Abverkaufsaktionen,

• Kosten für Expressfracht und operative „Feuerwehreinsätze“.

Fordern Sie an:

• On-Time-Delivery-Quote (OTD) der letzten 12–24 Monate,

• durchschnittliche und maximale Lieferzeiten,

• Vorgehen bei Verzögerungen und Eskalationen.

Viele Best-Practice-Guides zum Supplier Selection Process führen Delivery Performance gleichrangig neben Qualität und Kosten.

3. Total Cost of Ownership statt nur Stückpreis

Der niedrigste FOB-Preis ist selten die günstigste Lösung. Professionelle Lieferantenauswahl betrachtet den Total Cost of Ownership (TCO), also:

• Stückpreis,

• Verpackungs- und Logistikkosten,

• Zölle und Compliance-Aufwand,

• Nacharbeit- und Retourenquote,

• administrativen Aufwand,

• Einfluss auf Working Capital (Zahlungsziele, Lagerbestände).

Ratgeber wie der CIPS-Leitfaden zu Kostenmanagement zeigen, dass Lieferanten mit leicht höheren Einstandspreisen, aber besserer Qualität und Zuverlässigkeit häufig deutlich niedrigere Lebenszykluskosten aufweisen.

4. Finanzielle Stabilität und langfristige Tragfähigkeit

Sie benötigen Partner, die auch in fünf Jahren noch existieren. Ein finanziell schwacher Lieferant kann:

• Materialien nicht rechtzeitig einkaufen,

• an Qualität sparen,

• im schlimmsten Fall mitten in der Saison insolvent werden.

Professionelle Beschaffungsleitfäden empfehlen daher Finanzprüfungen über Bonitätsauskünfte, testierte Abschlüsse und Bankreferenzen, bevor strategische Volumen vergeben werden. Gute Einstiege liefert z. B. die IFAC-Übersicht zur Unternehmensberichterstattung.

Für kritische Lieferanten sollten regelmäßige Finanz-Health-Checks Teil der laufenden Bewertung sein.

5. Kapazität, Skalierbarkeit und operative Fähigkeiten

Gute Musterwerkstätten sind häufig – Werke, die zuverlässig skalieren, sind selten.

Bewerten Sie:

• aktuelle Kapazität vs. Ihr geplantes Volumen,

• Flexibilität bei Promotions, Roll-outs oder Projektspitzen,

• Prozessengpässe (z. B. bestimmte Maschinen, Lackierlinien, Verpackung),

• Notfallpläne für Peak-Saisons oder Störungen.

Fachliteratur zur Lieferantenauswahl betont, dass nicht nur theoretische, sondern tatsächlich nachweisbare Produktions- und Technikkompetenz geprüft werden sollte, bevor ein Lieferant als Kernpartner aufgebaut wird.

6. Compliance, Zertifizierungen und ESG-Performance

Behörden, Investoren und Kunden erwarten, dass Unternehmen sicherstellen, dass ihre Lieferanten Menschenrechte, Arbeitsstandards und Umweltauflagen einhalten.

Die oben erwähnte EU-Corporate Sustainability Due Diligence Directive verpflichtet große Unternehmen, Risiken in der Lieferkette systematisch zu identifizieren und zu adressieren.

Prüfen Sie deshalb:

• Verfügt der Lieferant über relevante Sozial- und Umwelt-Zertifikate (z. B. SA8000, ISO 14001, FSC, BSCI/SMETA-Audits)?

• Unterstützt er aktiv Ihre ESG-Berichtspflichten?

• Kann er kritische Rohstoffe bis zu konformen Quellen rückverfolgen?

Schulungsangebote wie das CIPS-Modul zu Ethical and Responsible Sourcing machen deutlich: ESG gehört heute fest in jedes Lieferantenauswahl-Set.

7. Technische Expertise und Innovationskraft

In vielen Kategorien kaufen Sie nicht nur Kapazität, sondern Know-how ein. Starke Lieferanten:

• schlagen bessere Konstruktionen oder Materialien vor,

• optimieren Designs für eine robuste Serienfertigung,

• helfen bei der Erfüllung neuer Sicherheits- oder Leistungsnormen,

• unterstützen Value Engineering, ohne das Produkt „leer zu sparen“.

Publikationen von CIPS oder Harvard Business Review betonen, dass technische Fähigkeiten und Innovationskraft als harte Auswahlkriterien neben Kosten und Qualität bewertet werden sollten.

In dynamischen Märkten werden solche Lieferanten zu Mitentwicklern, nicht nur zu Stücklieferanten.

8. Kommunikation, Zusammenarbeit und kultureller Fit

Zahlen und Zertifikate sind wichtig – aber wie ein Lieferant im Tagesgeschäft mit Ihnen arbeitet, entscheidet oft über Erfolg oder Misserfolg der Partnerschaft.

Achten Sie auf:

• klare, proaktive Kommunikation,

• offene Ansprache von Problemen (statt „Last-Minute-Überraschungen“),

• Fähigkeit zur abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit mit Ihrem Design-, QA- und Logistik-Team,

• Bereitschaft, Informationen zu teilen und gemeinsame Roadmaps zu entwickeln.

Studien von McKinsey zeigen, dass Unternehmen mit intensiver Lieferanten-Kooperation bei Wachstum, Kosten und Profitabilität deutlich besser abschneiden als rein preisgetriebene Organisationen.

Stellen Sie sich die Frage: „Würde ich diesem Team in einer Krise vertrauen?“ – wenn die Antwort schon im Auswahlprozess „Nein“ lautet, wird es während eines Projekts sicher nicht besser.

9. Risikoprofil, Standort und Resilienz der Lieferkette

Lieferantenauswahl braucht immer auch eine Risikobrille, nicht nur eine Kostenbrille. Prüfen Sie:

• geografisches Risiko (Politik, Klima, Logistik),

• Konzentrationsrisiken (Abhängigkeit von einer Fabrik oder Region),

• Cyber-, IP- und Datensicherheitsrisiken,

• Exponierung gegenüber zukünftiger Gesetzgebung (z. B. EU-Lieferkettengesetze, nationale Sorgfaltspflichten).

Beratungen wie KPMG empfehlen, die Lieferantenbasis aktiv gegen aktuelle und kommende ESG- und Supply-Chain-Regeln zu spiegeln, um böse Überraschungen zu vermeiden.

Für strategische Warengruppen kann es sinnvoll sein, Dual Sourcing oder Multi-Country-Sourcing von Beginn an einzuplanen.

10. Service, kontinuierliche Verbesserung und Beziehungspotenzial

Denken Sie über die erste Bestellung hinaus. Die besten Lieferanten helfen Ihnen,

• Probleme schnell zu lösen,

• Qualität und Effizienz gemeinsam zu verbessern,

• Markt- und Technologie-Insights zu teilen,

• Komplexität und Kosten durch Standardisierung oder Konsolidierung zu senken.

Fachliteratur zum Supplier Relationship Management, etwa von CIPS, unterstreicht den Wert, Lieferanten als langfristige Partner zu führen – mit regelmäßigen Performance-Reviews, Feedback und Anerkennung statt rein transaktionaler Beziehung.

Lieferanten mit echter Continuous-Improvement-Mentalität erzeugen über die Jahre deutlich mehr Wert als Anbieter, die nur auf Druck reagieren.

Die Top-10-Faktoren in eine praktische Lieferantenauswahl-Scorecard übersetzen

Damit diese Faktoren konsistent angewendet werden, nutzen viele Einkaufsorganisationen eine gewichtete Scorecard. Ein einfaches Beispiel:

Faktor	Typische Gewichtung	Was prüfen?	Warnsignale
Qualität & QMS	20 %	ISO 9001 o. Ä., Reklamationsquote, Prüfberichte	kein formales QMS, widersprüchliche QC-Daten
Lieferung & Zuverlässigkeit	15 %	OTD-Rate, Lead-Time-Stabilität, Logistikkonzept	häufige Verspätungen, keine KPIs
Total Cost of Ownership	15 %	Landekosten, Retouren/Nacharbeit, Zahlungsziele	sehr niedriger Preis, aber intransparenter TCO
Finanzielle Stabilität	10 %	Bonitätsreports, Abschlüsse, Firmengeschichte	negative Auskünfte, hohe Verluste
Kapazität & Skalierbarkeit	10 %	installierte Kapazitäten, Peak-Planung, Automatisierung	Überlast, keine klaren Kapazitätszahlen
Compliance & ESG	10 %	Sozial-/Umweltaudits, Richtlinien, Rückverfolgbarkeit	keine Audits, keine ESG-Bereitschaft
Technik & Innovation	8 %	Engineering-Team, Vorschläge zur Optimierung	nur „Build to Print“, keine Verbesserungsideen
Kommunikation & Kulturfit	5 %	Reaktionszeit, Offenheit, Projektmanagement	langsame Antworten, defensives Verhalten
Risiko & Standort	4 %	Länderrisiko, Backup-Pläne, BCP	Hochrisikoregion ohne Mitigation
Service & Verbesserung	3 %	Referenzen, CI-Projekte, KPI-Reviews	rein transaktionale Haltung, kein Review-Prozess

Bewerten Sie jeden Lieferanten (z. B. 1–5 Punkte pro Faktor), multiplizieren Sie mit der Gewichtung und erhalten Sie so eine vergleichbare Gesamtnote für Ihre Lieferantenauswahl.

FAQ zur Lieferantenauswahl für B2B-Einkäufer

Wie viele Kriterien sollte ich bei der Lieferantenauswahl nutzen?

Die meisten Unternehmen arbeiten mit 8–12 Kernkriterien, gruppiert in Qualität, Kosten, Risiko, ESG und Beziehung. CIPS und andere Fachquellen empfehlen, sich auf Kriterien zu konzentrieren, die direkt auf Ihre Geschäftsziele einzahlen – statt sehr langer, kaum handhabbarer Checklisten.

Wie balanciere ich Preis und Qualität zwischen verschiedenen Lieferanten?

Setzen Sie zunächst Mindestschwellen: Jeder Lieferant, der Ihre Anforderungen an Qualität, Sicherheit und Compliance nicht erfüllt, scheidet unabhängig vom Preis aus. Für die verbleibenden Kandidaten vergleichen Sie den Total Cost of Ownership, inklusive Logistik, Retouren, Nacharbeit, Zahlungszielen und internem Aufwand – nicht nur den Einkaufspreis.

Wie kann ich die ESG-Leistung eines Lieferanten prüfen?

Mögliche Schritte:

• vorhandene Auditberichte (BSCI/SMETA, SA8000, ISO 14001, FSC etc.) anfordern,

• gezielte Fragen zu Arbeitsrechten, Umwelt und Business Ethics stellen,

• bei höheren Risiken externe Due-Diligence-Dienstleister nutzen.

Die EU-Sorgfaltspflichten machen es immer wichtiger, dokumentierte Prozesse zur Erkennung und Steuerung von Lieferkettenrisiken zu haben – nicht nur informelle Checks.

Wie oft sollte ich Lieferantenleistung reviewen?

Best Practice ist:

• strategische Lieferanten vierteljährlich zu reviewen,

• Standardlieferanten mindestens jährlich,

• zentrale KPIs (OTD, Fehlerquote, Reklamationen, CAPAs) laufend zu verfolgen.

CIPS betont, dass Supplier Evaluation ein kontinuierlicher Prozess ist – nicht nur ein Onboarding-Event.

Warum ist Zusammenarbeit mit Lieferanten heute so wichtig?

Untersuchungen von McKinsey zeigen, dass Unternehmen mit intensiver Lieferanten-Kooperation höheres Wachstum, geringere Kosten und bessere Profitabilität erzielen.

Moderne Lieferantenauswahl fragt deshalb nicht nur „Kann der Lieferant produzieren?“, sondern auch „Können wir gemeinsam über Jahre Wert schaffen?“

Wenn Sie diese Top-10-Faktoren in Ihre RFQs, Werksaudits und Scorecards integrieren, wird aus Bauchgefühl eine datenbasierte Lieferantenauswahl – und Sie bauen eine Lieferantenbasis auf, die langfristig resilient, compliant und profitabel ist.